Cum descarci și deschizi documentația din SEAP

Pe scurt

Deschide anunțul SEAP și mergi la LISTA DE FIȘIERE CARE COMPUN DOCUMENTAȚIA DE ATRIBUIRE. Descarcă fișierele din Documente de atribuire și Documente DUAE. Verifică apoi LISTA CLARIFICĂRI, NOTIFICĂRI ȘI DECIZII, unde pot apărea documente publicate ulterior.¹

Încearcă să deschizi fiecare document cu aplicația potrivită formatului său. Dacă numele se termină cu .p7s sau .p7m, deschide-l într-o aplicație care verifică semnătura și salvează documentul original din interior. Mai jos găsești pașii pentru Windows și macOS. Păstrează numele și extensia fișierului.²³⁴

Instituția publică atât informații pe care firma trebuie să le citească, cât și formulare sau modele pe care firma poate fi nevoită să le completeze, să le semneze și să le încarce în ofertă. Documentația descărcată îți spune ce trebuie să pregătești; oferta conține fișierele completate și celelalte documente cerute.¹⁵

Descarcă toate fișierele din anunț

Deschide anunțul pe care vrei să îl analizezi.
Dacă procedura are loturi, confirmă numărul și denumirea lotului care te interesează. Poți deschide lotul din lista procedurii sau îl poți schimba din selectorul Vizualizare lot.⁶
În anunț, mergi la LISTA DE FIȘIERE CARE COMPUN DOCUMENTAȚIA DE ATRIBUIRE.
Descarcă fiecare fișier din Documente de atribuire și Documente DUAE.
Verifică și LISTA CLARIFICĂRI, NOTIFICĂRI ȘI DECIZII pentru documentele publicate după setul inițial.¹

Licitescu.ro recomandă să creezi un folder cu numărul anunțului și, dacă este cazul, al lotului. După descărcare, compară numele fișierelor salvate cu lista din SEAP. Astfel vezi imediat dacă lipsește ceva.

Ce găsești în fiecare zonă

Zona din SEAP	Ce găsești	Ce verifici
`Documente de atribuire`	Setul inițial de documente, precum instrucțiunile pentru ofertanți, caietul de sarcini, formularele și proiectul de contract	Descarcă toate fișierele care privesc procedura și lotul urmărit.
`Documente DUAE`	Fișierul DUAE publicat de instituție	Păstrează-l împreună cu restul documentației. Nu îl căuta printre instrucțiuni, formulare sau cerințele tehnice.
`LISTA CLARIFICĂRI, NOTIFICĂRI ȘI DECIZII`	Documentele publicate după setul inițial	Verifică data și titlul fiecărui document. Compară informațiile noi cu documentele inițiale înainte să pregătești oferta.¹

Lista exactă și formatele diferă de la o achiziție la alta. Numele zonei îți arată rolul documentului; extensia îți arată cu ce aplicație îl poți deschide.

În Documente de atribuire, caută mai întâi:

în instrucțiuni sau fișa de date: regulile de participare, criteriile, documentele cerute și termenele;
în caietul de sarcini: ce trebuie livrat sau executat, cantitățile și cerințele tehnice;
în formulare: modelele pe care firma trebuie să le completeze;
în proiectul de contract: obligațiile, termenele, plata și condițiile aplicabile după atribuire.

În LISTA CLARIFICĂRI, NOTIFICĂRI ȘI DECIZII, numele documentului arată de ce a fost publicat:

o clarificare sau un răspuns explică o întrebare despre procedură ori documentație;
o notificare anunță o informație nouă despre procedură;
o decizie consemnează o măsură luată în timpul procedurii.

Deschide fiecare document publicat după setul inițial. Data și conținutul lui îți arată dacă trebuie să folosești informația împreună cu documentația descărcată anterior.

Deschide fișierele obișnuite

Deschide un fișier obișnuit cu aplicația potrivită formatului său.

Formatele pot varia. Dacă aplicația obișnuită nu recunoaște fișierul, verifică mai întâi dacă numele se termină cu o extensie suplimentară de semnătură electronică.

Deschide un fișier P7S sau P7M

Un fișier .p7s sau .p7m poate conține documentul original împreună cu semnătura electronică. Ca să citești documentul, verifici semnătura și salvezi originalul din fișierul semnat.²³

Varianta pentru Windows, cu EasySign

EasySign poate verifica gratuit fișiere .p7s și .p7m. Nu ai nevoie de propriul certificat pentru această verificare.

Instalează EasySign de pe pagina de suport Trans Sped.
În Windows, găsește fișierul descărcat și apasă pe el cu butonul din dreapta.
Alege Deschidere cu și apoi EasySign.
Verifică informațiile despre semnătură afișate de aplicație.
Apasă Salvează pentru a extrage documentul original.
Deschide documentul salvat în aplicația potrivită formatului său.³

Varianta pentru macOS, cu Aruba Sign

Licitescu.ro recomandă Aruba Sign pentru acest pas deoarece aplicația verifică semnătura și salvează documentul original pe Mac. Aruba PEC este un furnizor calificat de servicii de încredere în Uniunea Europeană, iar aplicația este gratuită pentru verificare și extragere.⁴

Deschide pagina oficială cu software Aruba.
Găsește Software e app per firmare, apoi Software Aruba Sign și alege Versione per Apple. Nu alege Software per Aruba Key, Aruba Enroll, aplicația mobilă ori driverele pentru card și cititor.
Deschide fișierul DMG, mută Aruba Sign în Applications și pornește aplicația. Aruba oferă același program de instalare pentru toate Mac-urile. Pe un Mac cu cip M1 sau mai nou, macOS poate cere instalarea Rosetta 2.
În Aruba Sign, deschide fila Verify, apasă Add documents și alege fișierul .p7s sau .p7m.
Selectează documentul afișat sub fișierul semnat. Acesta poate apărea ca Livello 1.
Apasă Extract document, al patrulea buton din bara de deasupra listei.
Alege folderul și salvează documentul. Interfața principală este disponibilă în engleză, dar dialogul de salvare poate afișa Situato in pentru folder, Salva col nome pentru nume, Annulla pentru anulare și Salva pentru salvare.⁴

Aruba publică în prezent numai o versiune pentru procesoare Intel. Ea rulează și pe Mac-urile cu cip Apple prin Rosetta 2; nu există un program de instalare separat pentru aceste Mac-uri pe pagina oficială.⁴

Dacă aplicația cere și documentul original sau nu oferă opțiunea de recuperare, semnătura poate fi separată de document. Caută în aceeași zonă din SEAP un fișier cu același nume, fără extensia .p7s sau .p7m. Dacă nu există, cere instituției documentul prin secțiunea de clarificări.²⁷

Nu confunda documentul semnat cu oferta criptată

Fișierul cu care lucrezi	Ce faci
Documentația publicată în anunț	Descarci fișierul. Dacă este semnat, verifici semnătura și extragi documentul original.
Documentele pregătite pentru ofertă	Completezi, semnezi și încarci documentele cerute. În timpul încărcării ofertei financiare, SEAP criptează automat fișierul pe calculatorul ofertantului.⁵

Nu trebuie să criptezi documentația descărcată ca să o poți citi. Criptarea ofertei financiare este un pas separat din fluxul de depunere.

Dacă un fișier lipsește sau nu se deschide

Dacă anunțul face trimitere la un document pe care nu îl găsești sau nu este clar ce fișier trebuie folosit, trimite o întrebare din Solicitări de clarificare / Întrebări. La o procedură cu loturi, trimite întrebarea din lotul respectiv. După răspuns, revino la documentație și descarcă orice fișier nou sau corectat.⁷

Dacă numele fișierului apare în listă, dar descărcarea nu funcționează, contactează suportul oficial SEAP:

pentru companii: contact.companii@e-licitatie.ro;
prin telefon: +40 21 303 29 97, apoi tasta 1 pentru SEAP.⁸

Pregătește numărul anunțului, numărul lotului, numele complet al fișierului, data și ora încercării și mesajul afișat. Trimite aceste informații suportului și cere ajutor pentru descărcarea fișierului. După descărcare, deschide-l normal sau urmează pașii pentru un fișier semnat.